福岡市に移転や異動になったら印刷会社に名刺・ポスター・チラシ印刷を依頼しよう！

春は新しいスタートに適した季節です。そのため、新年度を機に福岡市に事務所の移転をした会社や福岡のオフィスに異動になった方も多いのではないでしょうか。また、新たに福岡市内に事業所をオープンさせるケースもあるでしょう。
福岡市に移転した場合や福岡市内の事業所に異動になった場合などは、業務で使用する名刺などの印刷物の住所も変更しなければなりません。また、福岡市に新規出店をした場合もチラシ印刷を発注し、地域での知名度を高めることで新たな顧客を獲得する必要があるでしょう。今回は、福岡市に移転や異動、新規出店をした場合の名刺やポスター、チラシ印刷などの発注方法についてご説明します。

目次

• 福岡市に事務所移転・異動・転勤したら印刷会社に依頼が必要！
• 事務所移転・異動で必要な印刷物は？
• 名刺
• イベントなどのチラシやポスター
• 会社の封筒
• 移転や異動に関する挨拶状
• 福岡市に異動・転勤したら挨拶状や名刺印刷を印刷会社に依頼しよう
• 異動や転勤で挨拶状を送る必要性と手順
• 必須ではないが挨拶状を送るのがマナー
• メールよりハガキのほうが好印象
• 挨拶状を出す時期
• もらった名刺や名簿のデータ管理は大変
• エクセルにデータ入力をする手順
• 営業管理ツールもあるが運用開始までの作業が面倒
• 福岡市への移転や異動に伴う名刺・ポスター・チラシ印刷なら西日本高速印刷におまかせ

福岡市に事務所移転・異動・転勤したら印刷会社に依頼が必要！

福岡市は、年々人口が増加しており、九州を代表する街に発展しているため、毎年春には就職や進学で多くの人が集まります。福岡市はビジネスの拠点としても目覚ましい発展を遂げており、福岡市内に事務所を移転する企業や新たに事業所を展開するケースも増加しています。そのため、転勤や異動などでこの春福岡市に移ってきた人も多いのではないでしょうか。
オフィスや店舗を移転する場合には、住所が変更になるため、顧客や取引先などに対して、移転をお知らせする挨拶状の送付が必要になります。また、会社案内のパンフレットや会社で使用する封筒など、紙製品の住所もすべて変更しなければなりません。
紙製品の場合、オフィス内に設置しているプリンターや複合機を使って、自社で印刷物を作成することもできないわけではありません。しかし、自社で印刷した場合は、インクが滲んだり、印刷が不鮮明になってしまうケースが多いのも事実です。印刷会社に発注し、プロが作成した印刷物と比べると、自社内で作成した印刷物はどうしてもクオリティーに差が生じてしまいます。特に、顧客や取引先に手渡すことになる会社案内のパンフレットや名刺などが、手作りと思われる社内印刷の場合、資金繰りがよくないのではといった不信感を抱かれる恐れもあります。また、新規顧客を獲得するためのチラシ印刷やポスター印刷なども、自社で印刷したものでは、クオリティーが低いために、せっかく作成しても目に留まらない可能性が高く、十分な効果を発揮できません。
ビジネスを成功させるうえでも、福岡市に事務所を移転し場合や福岡市に異動してきた社員がいる場合などは、自社で名刺印刷やチラシ印刷をするのではなく、印刷会社へ発注することをおすすめします。

事務所移転・異動で必要な印刷物は？

事務所を福岡市に移転した場合や福岡市に新たに事業所を構える場合、福岡市に異動となった社員がいる場合などは、次のようなものを印刷会社に発注するケースが多くなっています。

名刺

ビジネスパーソンにとって必要不可欠な名刺は、自分を紹介するツールです。特に、新しい土地でビジネスを始める場合や新たなビジネスを開始する場合などは、名刺は重要な役割を果たします。 名刺に記載されているのは、会社名や自分の名前だけではありません。連絡先として事務所の住所や電話番号なども記載されています。したがって、福岡市に事務所の移転をした場合は社員全員の名刺、福岡市に異動してきた社員がいる場合は該当社員の名刺を作り替えなければなりません。
また、事務所移転や社員の異動などがあった場合には、移転や異動の初日から使えるよう、名刺を準備しておかないと、業務に支障がでる恐れがあります。そのため、名刺は移転や異動が決定したタイミングで印刷会社に発注し、初日から新しい名刺を使えるように準備をしておくようにしましょう。

イベントなどのチラシやポスター

事務所移転の際には、イベントなどについて告知するチラシ印刷やポスター印刷を印刷会社に発注することも忘れてはいけません。移転によって福岡市で新たにビジネスを開始する場合、福岡市内での顧客を獲得する必要があります。チラシやポスターは、不特定多数の人に対してアピールができるため、特定のエリアから集客を図りたい場合などは、効率のよい広告宣伝ツールだと言えます。福岡市に移転したばかり、または福岡市で事業所を開設したばかりのタイミングなど、新たな場所で事業を立ち上げる際には、どれだけ顧客を獲得できるかが今後の事業展開を見極めるうえで重要な意味を持ちます。
新規オープンのイベントなどを開催し、イベントを告知するチラシやポスターを印刷すると、効率よく福岡市内の顧客に宣伝することがでるでしょう。また、チラシ印刷やポスター印刷は、インターネットで発注することで、安く印刷物を作ることも可能です。しかしながら、インターネット印刷の利用では、福岡市内の情報を得ることはできません。
福岡市内の印刷会社では、福岡市内の企業からさまざまな印刷物の依頼を受けているため、地域の情報を詳細に把握しています。ポスターの掲示場所やチラシの配布エリアなどについて相談することもできるでしょう。したがって、福岡市内でビジネス展開を進めるのであれば、福岡市内の情報をよく知る福岡市内の印刷会社にチラシ印刷やポスター印刷を発注することをおすすめします。

会社の封筒

チラシ印刷やポスター印刷も顧客獲得には重要ですが、会社の封筒の印刷も忘れないようにしましょう。印刷したチラシやポスターで顧客を集客した際、自社の製品やサービス、事業内容などを説明した書類を入れる封筒を渡すケースもあるでしょう。また、BtoBの事業を展開している企業でも、契約書や請求書等の書類を発送する際に、必ず封筒は必要になります。
封筒も市販のものを使うことはできますが、多くの企業では、企業名や住所、連絡先などが記載されたオリジナルの封筒を作成しています。封筒は中身よりも先に目に触れるものであり、会社ロゴなどを印刷したオリジナルの封筒を作成すれば、企業名の周知にも役立つはずです。福岡市内への移転などで住所が変更した場合には、封筒の住所も新たなものに変更したうえで必要部数の印刷を発注することも忘れないようにしましょう。

移転や異動に関する挨拶状

事務所を移転した場合は、取引先などに挨拶状を送付することも必要です。移転のお知らせをしない場合、郵送物が旧住所に送付されてしまう可能性もあるでしょう。重要な書類などが届かなければ、業務に支障が生じます。また、書類を紛失したとなると、企業としての信頼を失う可能性もあります。信頼性が揺らげば、今後の取引に悪影響を与える恐れもあるでしょう。
福岡市内に事務所を移転した場合は、印刷会社に挨拶状の印刷を発注し、早めに新たな住所について周知することが大切です。移転完了前でも、移転する年月日を挨拶状に記載すれば、移転後から挨拶状送付までの間に送られた書類の紛失リスクも避けられます。印刷会社に相談をしながら早めに準備を進め、移転初日から新たな住所で郵便物を受け取ることができるようにしておきましょう。
また、郵便局にあらかじめ届出をしておくと、1年間は、古い住所宛に送付された郵便物を移転先に転送してもらえるサービスがあります。書類の紛失は、企業としての信頼低下につながります。挨拶状を送付するとともに、転送サービス届出も行い、移転による書類の紛失等が生じないよう、万全の対策を実施しておきましょう。

福岡市に異動・転勤したら挨拶状や名刺印刷を印刷会社に依頼しよう

春は人事異動の季節であり、福岡市内の事業所に新たに赴任してくる社員もいるはずです。その場合、福岡に赴任する前に、異動についての挨拶状の作成も検討したほうがよいでしょう。

異動や転勤で挨拶状を送る必要性と手順

人事異動に伴い、担当者が変更になる場合などは、本来、取引先を訪問し、引継ぎの挨拶を行うべきです。しかし、異動に伴いさまざまな手続きが発生する中、すべての取引先に後任者とともに挨拶に伺うわけにはいきません。取引先と良好な関係を維持するためには、異動について報告する挨拶状の送付も検討したほうがよいでしょう。
また、挨拶状の送付は相手に対し、丁寧でよい印象を与えます。取引先の中には、福岡市内に事業所を持つ企業もあるでしょう。その場合、挨拶状の送付がきっかけで、福岡の担当者に口添えをしてもらえる可能性もあります。挨拶状の送付は手間になると思うかもしれませんが、印刷会社の中には、無料のテンプレートを用意しているところがあります。テンプレートを利用し、挨拶状を発注すれば、異動前の慌ただしいタイミングでも、手間なく、美しい挨拶状を作成できます。
挨拶状の送付にあたっては、文面と送付先リストを作成し、印刷会社に発注をして、印刷完了後に封入、封緘、発送をするだけです。印刷会社によっては、宛名印刷から発送までを代行するオプションを受け付けている場合もあります。複数社員の異動に関する挨拶状を準備する場合などは、時間や手間を考えたうえで、印刷会社のオプションサービスの利用も検討するとよいでしょう。

必須ではないが挨拶状を送るのがマナー

「異動のときには必ず挨拶状を送らなければならないの？」と思う方もいらっしゃるかもしれません。会社の代表者である社長が交代した場合などは、必ず挨拶状を送付したほうがよいでしょう。しかしながら、社員の異動の場合は、挨拶状の送付は必須ではありません。ただし、ビジネスマナーとしては、お世話になった方々に挨拶状を送付し、お世話になったことのお礼を伝えるべきではないでしょうか。また、前述のように挨拶状を送付し、挨拶状の中で後任者を紹介すれば、よりスムーズに引継ぎができるため、異動後も取引先と良好な関係を継続しやすくなるでしょう。

メールよりハガキのほうが好印象

近年は、メールで異動についてのお知らせを送付するケースも増えています。メールは、短時間で複数の相手に送付できるため、非常に効率よく異動についての挨拶をすることが可能です。しかし、多数のメールが送付されてくる中、メールで挨拶を送付しても、メールが他のメールに埋もれてしまう恐れもあります。また、簡単にメールで挨拶をすることに対し、最後の挨拶がカジュアルすぎると感じる取引先もあるかもしれません。より丁寧な印象を与えるためには、最後だからこそ、メールではなく、ハガキやカードを送付し、これまでの感謝を伝えたほうがよいのではないでしょうか。

挨拶状を出す時期

転勤や異動後に挨拶状を出すタイミングは、新たな土地に着任後1～2ヶ月以内と言われています。異動からあまり時間が経過してしまうと、挨拶状を送付しても、敬意を伝えることができず、失礼に思われるリスクもあります。福岡市への異動を知らせる挨拶状であれば、福岡の事務所に着任後、1～2ヶ月を目安に挨拶状を送付するようにしましょう。

もらった名刺や名簿のデータ管理は大変

異動時には、自分が担当した顧客や取引先を後任者に引き継がなければなりません。後任者がスムーズに業務を進められるよう、顧客データや名刺交換で受け取った取引先担当者の名刺などは、エクセルで管理をするとよいでしょう。

エクセルにデータ入力をする手順

顧客や取引先を管理する場合、エクセルの1行目に項目を入力し、取引先企業の名称や担当者名、電話番号、メール、連絡先などを入力します。このとき、縦方向にデータが並ぶ形で入力することがポイントです。また、顧客データの場合は、名前や電話番号、住所など、必要なデータを入力していきます。
データを縦方向に入力していくことで、項目ごとに並べ替えをしたり、必要データを抽出したりすることが可能です。異動時にすべてのデータを入力すると手間がかかるため、普段からデータを更新しておくと、自分で営業活動をする際にも役立つでしょう。

営業管理ツールもあるが運用開始までの作業が面倒

取引先や顧客のデータを管理できるツールも市販されていますが、全社的に運用を開始するためには、ツールの導入から社員への使用方法の指導まで、作業に時間がかかります。エクセルでも十分に取引先や顧客の管理は可能です。これまで、名刺のまま属人的に顧客情報を管理している場合などは、異動があっても適切に顧客情報などを引き継げるよう、エクセルによる情報管理を進めることをおすすめします。

福岡市への移転や異動に伴う名刺・ポスター・チラシ印刷なら西日本高速印刷におまかせ

西日本高速印刷は、福岡市中央区にある老舗印刷会社です。福岡市内の印刷会社として長年培ってきた高い印刷技術を活かし、福岡市内や近郊の企業様にリーズナブルな価格で、美しい仕上がりの名刺やポスター、チラシ印刷を提供しています。福岡市のエリアごとの特徴も把握しているため、チラシ印刷だけでなく、チラシの配布エリアなどについてもご相談いただけます。また、挨拶状の印刷にも対応しており、異動の挨拶に利用できる挨拶状の無料テンプレートを用意した「挨拶状の達人」も運営しており、簡単に美しい挨拶状の作成が可能です。
福岡市内への移転、異動に伴う、名刺、ポスター、チラシの印刷、挨拶状の作成のご要望がございましたら、ぜひ西日本高速印刷にお任せください。