福岡市で株主総会・役員改選時の印刷を頼める印刷会社は？チラシ印刷から挨拶状まで対応

日本企業の多くは、行政や学校などの年度に合わせ、4月1日から翌年の3月31日までを事業年度としています。定時株主総会は、事業年度終了後、3ヶ月以内に開催されるケースが多いため、6月前後は株主総会の準備で忙しい企業が多い時期です。
株主総会は株式会社における最高意思決定機関であり、株主総会では、経営方針を含め、会社の重要事項についての決議がなされます。また、役員の選任と解任も株主総会の決議事項であるため、株式会社にとって株主総会は非常に重要なイベントして位置づけられています。そのため、株主総会に関連する印刷物が株主に与える印象は大きく、印刷物の内容や正確性はもちろん、印刷物の品質にも気を配らなければなりません。
そこで今回は、株主総会や役員改選に関する資料の印刷を依頼できる福岡市内の印刷会社の選び方についてご説明します。

目次

• 株主総会で必要な印刷物とは？
• 準備すべき基本的な印刷物
• 役員改選がある場合は、候補者紹介チラシや説明資料も必要
• 企業イメージを左右するため、印刷物のクオリティは非常に重要
• チラシ印刷のポイントと注意点！福岡市の印刷会社に依頼する前に確認
• 情報が一目で伝わるレイアウト設計
• 見やすさと品格を兼ね備えたデザイン
• 誤字脱字や情報更新は忘れずにチェック
• 株主総会の印刷物を福岡市の印刷会社で制作する際の手順
• データ作成から納品までの流れ
• 納期は余裕を持ったスケジューリングを
• 法務・総務部門とも連携しておく
• 株主総会の印刷物を福岡市の印刷会社に依頼する際によくある質問
• Q1. 小ロットでも対応してくれる？
• Q2. 急ぎでも対応してくれる印刷会社はある？
• Q3. データがなくてもデザインから依頼可能？
• 福岡市で印刷会社を選ぶ際のチェックポイント
• 【納期対応力】株主総会のスケジュールに合わせられるか
• 【サポートの質】修正対応の柔軟さと料金体系の明瞭さ
• 【実績】株主総会の豊富な実績があるか
• 【費用】見積り・事前相談が無料かどうか
• まとめ｜福岡市で印刷会社に依頼するなら西日本高速印刷へ

株主総会で必要な印刷物とは？

株主総会を開催する際には、さまざまな印刷物の準備が必要です。企業によって多少の違いはあるものの、福岡市で株主総会を開催する企業が一般的に準備する印刷物には以下のようなものがあります。

準備すべき基本的な印刷物

株主総会を開催するにあたって、株主には招集通知を送ります。定時株主総会の招集通知には、株主総会の開催日時や場所、会場案内図などの記載が必要です。また、株主総会の招集通知とともに、株主総会参考書類として議案について説明する書類や事業報告書、計算書、議決権行使書、出席票なども同封するケースが一般的となっています。さらに、株主総会後は株主総会での決議内容を株主に伝える決議通知書の配付も必要です。
定時株主総会は、多くの場合、年に一度のみ開催されるイベントです。そのため、直接株主の手に渡るこれらの印刷物は、通常の会議資料のように社内で制作するのではなく、印刷会社に依頼して作成するケースが多くなっています。

役員改選がある場合は、候補者紹介チラシや説明資料も必要

役員には任期があり、株式会社は定期的に役員改選を行わなければなりません。その際にも、株主総会での承認が必要です。そのため、役員改選がある場合には、上にご紹介した印刷物に加え、役員候補者のプロフィールを紹介する資料も準備をしておかなければなりません。役員紹介の資料については、チラシ形式で作成するケースや参考資料の中に含めて作成するケースなどがあります。

企業イメージを左右するため、印刷物のクオリティは非常に重要

株主総会は、会社の今後に関わる重要な事項を決議する機関であり、株主が権利を行使できる場でもあります。そのため、株主総会招集通知を始め、株主総会のために準備する資料のクオリティは非常に重要です。配付する印刷物のクオリティが低い場合、企業のオーナーである株主に対する敬意が感じられないという印象や、業績が悪化しているのではという不安を与えてしまう恐れもあります。
また、複合機などで印刷した場合には、小さな文字や数字などの細かい箇所のインクが滲み、資料の内容が不鮮明になる場合もあります。株主総会に関する資料では、業績についての報告もするため、滲みのない、はっきりと文字や数字を視認できる資料を準備しなければなりません。そういった意味でも、株主総会に関連する資料は印刷会社に依頼をした方が賢明でしょう。

チラシ印刷のポイントと注意点！福岡市の印刷会社に依頼する前に確認

株主総会において役員改選も行う予定であれば、招集通知を送付する際は、選任前に株主へ提供すべき情報として役員候補者のプロフィールも同封しなければなりません。改選の対象となる役員候補者がそれほど多くないのであれば、チラシ形式でプロフィールを印刷すると便利です。チラシ印刷を福岡市内の印刷会社に依頼する場合は、事前に次の点をチェックするようにしましょう。

情報が一目で伝わるレイアウト設計

まず、チラシ作成する際には、チラシを見た時に一目で情報が伝わるようなレイアウトにすることが大切です。人の視線は横書きの場合はZ、縦書きの場合はNのように動くといわれています。そのため、役員候補者の名前や経歴、役員候補に選出した理由など、記載すべき内容を人の視線を意識した読みやすいレイアウトに配置し、チラシを作成するようにしましょう。

見やすさと品格を兼ね備えたデザイン

レイアウトだけでなく、文字の大きさや使用する色など、見やすく、かつ企業としての品格を感じさせるデザインであることも重要です。同じチラシ印刷でも、株主総会のために用意する役員候補者のプロフィール紹介書は、商品やサービスの宣伝のために作るチラシとは違います。そのため、商品やサービスのチラシ印刷のように、目を惹きつけるような奇抜なデザインや色遣いは不要です。企業のイメージに合わせた落ち着いた色合いを選びながら、誠実さを伝えられるようなデザインを検討しましょう。

誤字脱字や情報更新は忘れずにチェック

役員候補者を紹介するチラシ印刷で最も重要なことは、誤字脱字がないかという点と情報が新しいものに更新されているかという点です。まず、役員候補者の名前や経歴などに誤字や脱字があった場合、株主に正しい情報を提供できないため、決議にも影響を与える恐れがあります。そのため、誤字脱字がないかについては、徹底的なチェックが必要です。
また、定時株主総会は、毎回開催するものであり、企業によっては役員候補者を紹介するチラシのテンプレートを用意している企業も多いでしょう。その場合、再選となる役員の経歴情報などがしっかりアップデートされているかをチェックすることも大切です。

株主総会の印刷物を福岡市の印刷会社で制作する際の手順

株主総会の招集通知や参考資料、役員候補者のチラシ印刷などを福岡市内の印刷会社に依頼する場合、一般的には次のような手順で準備を進めます。

データ作成から納品までの流れ

招集通知書やチラシ印刷、参考資料、出席票など、印刷物を発注する際の流れは、印刷物の種類によって変わることはありません。基本的には、印刷をしたい資料のデータを作成し、誤字や脱字、レイアウト、デザインを確認した後で印刷会社に入稿をします。印刷会社では、入稿されたデータのサイズ等をチェックし、発注者に校正を依頼します。内容に問題がなければ、印刷を開始し、期日までに発注者のもとに納品することとなります。

納期は余裕を持ったスケジューリングを

前述のように、6月は福岡市内でも定時株主総会を開催する企業が多く、印刷会社によってはオーダーが混みあっている可能性があります。また、印刷する部数によっては時間がかかるケースもあるでしょう。
株主総会招集通知は、会社法において、会社形態によって定められた期間内に送付しなければならないことが定められています。したがって、株主総会の開催日から逆算し、余裕を持ったスケジュールで印刷会社に発注することをおすすめします。

法務・総務部門とも連携しておく

株主総会の議案書や役員改選に関する資料は、正確性が求められます。また、株主総会の参考書類については、記載しなければならない事項などが会社法で定められています。そのため、データを作成する際には、必ず法務部門にチェックを依頼し、法務部門の確認を得てから入稿するようにしましょう。
また、株主総会に関連する書類には、会社の運営上重要となるさまざまな情報が含まれます。そのため、福岡市内の印刷会社と初めて契約する場合などは秘密保持契約（NDA）を締結した方がよいでしょう。その際も、契約内容に問題がないか法務部門に対応を依頼することとなります。
さらに、印刷部数や発送に関しては総務部とも連携しなければなりません。宛名リストの準備も合わせ、印刷会社に依頼する印刷部数を確認しておきましょう。

株主総会の印刷物を福岡市の印刷会社に依頼する際によくある質問

株主総会に関連する印刷物を福岡市内の印刷会社に依頼する際によくある質問とその回答をご紹介します。

Q1. 小ロットでも対応してくれる？

印刷会社によって対応できるロット数には違いがあります。例えば、版を作成しないオンデマンド印刷に対応している印刷会社であれば、小ロットでも発注が可能です。福岡市内の印刷会社の中にも小ロットでの印刷に対応しているところもあるため、まずは希望のロットで印刷を依頼できるか確認してみるとよいでしょう。

Q2. 急ぎでも対応してくれる印刷会社はある？

株主総会招集通知は、会社法によって定められた期間内に届くように発送しなければなりません。しかし、社内での手続きに時間がかかった場合などは入稿が遅れ、タイトなスケジュールでの納品が必要になるケースもあるでしょう。
印刷会社の中には、急ぎのスケジュールでも、臨機応変に対応しているケースもあります。特に、福岡市内で地域に密着した活動をしている印刷会社の場合、福岡市内の企業であれば、印刷物の完成後、配送業者を通さずに直接納品をし、納品日を早めるといった対応が可能です。急いでいる場合には、遠方の印刷会社ではなく、福岡市内の印刷会社に相談してみることをおすすめします。

Q3. データがなくてもデザインから依頼可能？

福岡で会社を立ち上げ、初めて株主総会を開催する企業などでは、過去のデータがなく、デザインやレイアウトに悩むケースもあるでしょう。多くの印刷会社では、データがない場合でもデザイナーがレイアウトやデザインを作成するサービスを提供しています。そのため、株主総会の関係書類やチラシ印刷などの実績を豊富に持つ印刷会社に相談すると、見やすく、かつ、品性も感じられるようなデザインを提案してもらえるでしょう。

福岡市で印刷会社を選ぶ際のチェックポイント

最後に、福岡市内で印刷会社を選ぶ際のポイントをご紹介します。

【納期対応力】株主総会のスケジュールに合わせられるか

この時期に印刷会社を選ぶ際には、株主総会のスケジュールに合わせ、希望の納期で対応できるかという点が最も重要な判断ポイントとなります。まずは、希望の納期に対応できるかという点を確認しましょう。

【サポートの質】修正対応の柔軟さと料金体系の明瞭さ

印刷物を作成する際には、途中で修正が必要になるケースもあるでしょう。入稿後、すぐに印刷に移るのではなく、校正をできるタイミングがあるか、また、校正は何回まで対応しているかなど、印刷会社の修正対応の柔軟性もチェックしましょう。そのほか、ホームページに料金表を示しているなど、料金体系が明瞭であることも信頼できる印刷会社の証しとなります。

【実績】株主総会の豊富な実績があるか

福岡市内に印刷会社は多数あるものの、印刷会社によって得意分野は異なります。折り込み広告のようなチラシ印刷を中心にしている印刷会社もあれば、名刺や伝票などの印刷を中心に行っている印刷会社、会社パンフレットや商品カタログなどの印刷が得意な会社もあるのです。得意分野に合わせて印刷会社を選ぶと、用紙の選び方なども含め、これまでの経験から適切なアドバイスをもらえる可能性もあります。そのため、株主総会の関連資料の印刷を依頼する際には、株主総会関連資料の印刷の実績が豊富にあるかをチェックした方がよいでしょう。

【費用】見積り・事前相談が無料かどうか

印刷会社を選ぶ際には、コスト面も判断基準の1つとなります。福岡市内の印刷会社であっても、企業によって料金設定はさまざまです。中には、見積りの取得段階から費用が発生する印刷会社もあります。そのため、まずは見積りや事前相談を無料で行える印刷会社であるかどうかという点もチェックした方がよいでしょう。

まとめ｜福岡市で印刷会社に依頼するなら西日本高速印刷へ

福岡市内でも株主総会の開催に向け、準備を進めている企業も多いでしょう。株主総会の招集通知や参考資料などの資料印刷、役員候補者のチラシ印刷などは、株主の信頼を損ねないためにも、印刷会社に依頼することをおすすめします。
福岡市中央区にある西日本高速印刷は、創業70年以上の歴史を誇る福岡の老舗印刷会社です。株主総会の招集通知はもちろん、参考資料の印刷や役員候補者のチラシ印刷、役員就任後の挨拶状印刷など、株主総会に関連する資料の印刷実績も豊富にあり、数多くの福岡市内の企業様とお取引をしてきた実績があります。納期にも柔軟に対応しており、リーズナブルな価格で高品質の印刷物の提供が可能です。
福岡市内で信頼できる印刷会社をお探しの場合には、ぜひ西日本高速印刷にご相談ください。